PEROLEHAN DAN PENGURUSAN BAHAN RUJUKAN PERPUSTAKAAN

INSTUN.PK-08

 

Disediakan oleh:


...............................
Tandatangan

Diluluskan oleh:


...................................
Tandatangan

Nama: Norazman bin Mohd Noor
Nama: Mohd bin Dolah
Jawatan: Pustakawan
Jawatan: Wakil Pengurusan
Tarikh: 19 Jun 2008
Tarikh: 19 Jun 2008

 

1. OBJEKTIF

Untuk memastikan perolehan dan pengurusan bahan rujukan perpustakaan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memenuhi keperluan pengguna/ peserta kursus.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Seksyen Perpustakaan INSTUN dalam mengendalikan urusan perolehan dan pengurusan bahan rujukan perpustakaan bagi kemudahan pengguna/ peserta kursus.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 7.1
Perancangan Bagi Proses Penyediaan Dan Penyampaian Produk Atau Perkhidmatan
Seksyen 7.2.1
Menentukan Keperluan Produk Atau Perkhidmatan
Seksyen 7.2.2
Semakan Semula Keperluan Produk Atau Perkhidmatan
Seksyen 7.2.3
Komunikasi Dengan Pelanggan
Seksyen 7.4.1 Proses Perolehan
Seksyen 7.4.2 Maklumat Perolehan
Seksyen 7.4.3 Verifikasi ke atas Bahan Yang Diperolehi
Seksyen 7.5.1
Kawalan Keatas Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk Atau Perkhidmatan
Seksyen 7.5.3
Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Seksyen 7.5.5
Pemuliharaan Produk atau Perkhidmatan
Seksyen 8.2.3
Pemantauan dan Pengukuran Proses
Seksyen 8.2.4
Pemantauan dan Pengukuran Produk Atau Perkhidmatan
Seksyen 8.3
Kawalan Keatas Produk Atau Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan

Manual Katalog:-
a. Dewey Decimal Classification (DDC).
b. Anglo American Cataloguing Rules (AACR).
c. Library Congress of Subject Headings (LCSH).
d. Machine Readable Catalog (MARC 21)


4. SINGKATAN

AACR
Anglo American Cataloguing Rules
CIP Catalog in Publication
DDC Dewey Decimal Classification
DO Delivery Order
ILMU Integrated Library Management Utility
ISBN International Standard Book Number
ISSN International Standard Serial Number
LCSH Library Congress of Subject Headings
LO Pesanan Tempatan
MARC Machine Readable Cataloging
OPAC Online Public Access Catalog
P Pustakawan
PPP Penolong Pegawai Perpustakaan
PP Pembantu Perpustakaan
PTR (J) Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip)
PAP Pembantu Am Pejabat

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

A. Perolehan Bahan Perpustakaan

Tanggungjawab
Tindakan
PPP/ PP
1.
Mengenalpasti bahan-bahan/ buku yang hendak dibeli melalui sumber-sumber berikut:
a. Katalog buku
b. Internet
c. Pameran buku
d. Penerbit buku
e. Pegawai-pegawai INSTUN
f. Perpustakaan-perpustakaan lain (cth. Perpustakaan NRE)
PPP/ PP
2.
Senaraikan buku yang dipilih seperti contoh di Lampiran_1.

P

3.
Serahkan senarai kepada Pustakawan untuk pemilihan.
PPP
4.
Dapatkan sebutharga dari pembekal untuk pembelian judul-judul bahan/ buku yang telah dipilih oleh Pustakawan.
P
5.
Isi borang APD 2 seperti di Lampiran_2 dan kemukakan kepada Seksyen Kewangan INSTUN.
PAP
6.
Kemukakan LO kepada pembekal seperti contoh di Lampiran_3
PP
7.
Terima buku, DO (contoh Lampiran_4) dan invois (contoh Lampiran_5) daripada pembekal.
PP
8.
Semak buku, DO dan invois yang mengandungi maklumat seperti:
a. Jumlah nashkah
b. Judul
c. Harga bahan / buku yang ditetapkan
d. Keadaan fizikal buku
PP
9.
Sahkan penerimaan pada salinan DO/ invois dan serahkan salinan DO dan invois kepada pembekal.
P
10.
Tandatangan invois dan LO dan serahkan kepada Seksyen Kewangan untuk pembayaran.

B. Pengkatalogan Bahan/ Buku Perpustakaan

Tanggungjawab
Tindakan
PP / PTR(J)
1.
Buku yang baru dibeli akan didaftarkan dalam Buku Perolehan Perpustakaan seperti contoh di Lampiran_6. Butiran yang perlu direkod dalam Buku Rekod Perolehan Perpustakaan ialah:
a.
tarikh perolehan
b.
nombor perolehan
c.
pengarang
d.
judul
e.
tempat terbit
f.
penerbit
g.
tahun terbit
h.
harga
i.
no. Invois pembekal
j.
Nama pembekal
PAP
2.
Mengecop hak milik "Perpustakaan INSTUN", tarikh penerimaan dan Nombor Perolehan pada buku.
PPP / PP
3.
Semak data Pengkatalogan – dalam – Penerbitan (CIP) atau rujuk laman web perpustakaan lain, sekiranya ada data, salin (copy catalog) dalam input sheet seperti di Lampiran_7 yang mengandungi butiran berikut:
a.
Pengarang
b.
Judul
c.
Kolasi
d.
Imprint
e.
No. Kelas
f.
Subject
g.
No. ISSN/ISBN
PP
4.
Sekiranya tidak ada CIP atau tidak ada data katalog dari laman web perpustakaan lain, serahkan buku tersebut kepada Pustakawan dan Penolong Pegawai Perpustakaan untuk dikatalog kedalam Modul Cataloging Sistem ILMU berpandukan kepada DDC, MARC 21, AACR dan LCSH
PP / PTR(J)
5.
Mencetak barkod dan label Nombor Pengkelasan untuk setiap buku yang dikatalog
PTR(J) / PAP
6.
Lekatkan label Nombor Pengkelasan, barcode, "Date due slip" dan "security tag" pada setiap buku
P / PPP
7.
Release buku melalui "module circulation" Sistem ILMU dan diletakkan diatas rak.

C. Pendaftaran Ahli / Pengguna (Pegawai/Kakitangan INSTUN)

Tanggungjawab
Tindakan
PP
1.
Menerima Borang Pendaftaran Pengguna seperti di Lampiran 8.
PP / PTR(J)
2.
Memasukkan butiran peserta kursus ke dalam Sistem ILMU (Modul Foundation).
PP / PTR(J)
3.

Memaklumkan Nombor Patron ID dan password kepada pengguna.

D. Pinjaman Buku

Tanggungjawab
Tindakan
PPP / PP / PTR / PAP
1.
Menerima buku yang hendak dipinjam daripada pengguna.
PP
2.
Membuka sub-module "charging" dalam "module circulation" Sistem ILMU.
PP
3.
Memasukkan Nombor Patron ID pengguna dalam Sistem ILMU.
PP
4.
Mengimbas barkod yang terdapat pada buku.
PP
5.
Mengecop tarikh pemulangan pada "Date due slip".
PP
6.
Meletakkan buku yang hendak dipinjam pada alat Reactivator /Deactivator System untuk mematikan "security tag".
PP
7.
Menyerahkan buku kepada peserta kursus.

E. Pemulangan Buku

Tanggungjawab
Tindakan
PP
1.
Menerima buku yang hendak dipulangkan oleh peserta kursus.
PP
2.
Membuka sub-module "discharging" dalam "module circulation" Sistem ILMU.
PP
3.
Mengimbas barkod buku yang dipulangkan.
PP
4.
Letakkan buku yang dipulangkan pada alat Reactivator / Deactivator System untuk mengaktifkan semula "security tag".

PAP

5.
Meletakkan buku ke dalam troli dan menyusun ke atas rak.

F. Perkhidmatan Rujukan

Tanggungjawab
Tindakan
PPP/ PP
1.
Menerima pertanyaan rujukan secara lisan dari pengguna (datang ke Perpustakaan atau melalui telefon)

PPP/ PP

2.
Catit dalam Borang Pertanyaan Rujukan maklumat berikut seperti di Lampiran 9
a.
Pertanyaan rujukan
b.
Nama pengguna
c.
Alamat dan no. telefon

PPP/ PP

3.
Kesan bahan/maklumat yang diperlukan daripada Web OPAC, Internet atau sumber-sumber lain. Sekiranya bahan/maklumat tidak dapat dikesan rujuk kepada Pustakawan untuk bantuan.
PP
4.
Serahkan bahan/maklumat kepada pengguna. Maklumkan jika maklumat tidak dapat diperolehi.

7. REKOD KUALITI

Bil.
Rekod Kualiti
Lokasi
Tempoh Penyimpanan
1.
Sistem ILMU (Modul Circulation) Perpustakaan
5 tahun
2.
Borang Pertanyaan Rujukan
3.
Borang Pendaftaran Pengguna
4.
Peraturan Perpustakaan
5.
Borang Input Sheet
6.
Buku Perolehan Perpustakaan

8. SENARAI LAMPIRAN

Bil.
Lampiran
Senarai Lampiran
Muat turun
1.
Lampiran 1 Contoh Senarai Buku Yang Dipilih
.
2.
Lampiran 2 Borang APD 2
3.
Lampiran 3 Contoh Pesanan Tempatan
.
4.
Lampiran 4 Contoh Delivery Order
.
5.
Lampiran 5 Contoh Invois
.
6.
Lampiran 6 Contoh Buku Perolehan Perpustakaan
.
7.
Lampiran 7 Input sheet
8.
Lampiran 8 Borang Pendaftaran Ahli/Pengguna
9.
Lampiran 9 Borang Pertanyaan Rujukan

 

 

HALAMAN UTAMA PROSEDUR KUALITI